Zapytanie Ofertowe – Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy

Wysłany dnia przez

Warszawa, 21 kwietnia 2026 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE
nr 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r.

dotyczące przygotowania promocji potencjału sektora zbożowo-paszowego w ramach realizowanego zadania pn.:

Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy

 

wersja PDF: Zapytanie ofertowe_Polish_Grain_Day_2026

 

  1. ZAMAWIAJĄCY

Polski Związek Producentów Roślin Zbożowych

Radzików, 05-870 Błonie, lab. II p. 89

NIP: 9462230360; REGON: 431143757

Tel. +48  604 534 094, +48 601 147 057

e-mail: biuro@pzprz.pl

strona internetowa: https://www.pzprz.pl/

 

  1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
  2. Przedmiotem zamówienia jest realizacja działań w zakresie promocji potencjału sektora zbożowo-paszowego podczas wydarzenia pn. „Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy”.
  3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia wraz z harmonogramem czasowym.
  4. Szacowana wartość budżetu niniejszego zamówienia, w ramach realizowanego całego zadania pt. „Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy”, wynosi 371 150,00 PLN netto (słownie: trzysta siedemdziesiąt jeden tysięcy sto pięćdziesiąt złotych 00/100) w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań, wynagrodzenie podmiotu realizującego zadanie.
  5. Budżet (koszt) oferty złożonej w ramach niniejszego postępowania nie może być większy niż budżet wskazany w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
  • PODSTAWA PRAWNA

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z:

– ustawą z dnia 22 maja 2009 roku o funduszach promocji produktów rolno – spożywczych (tj.: Dz. U. z 2021 r., poz. 735, ze zm.),

– ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, ze zm.), w szczególności art. 701 – 705,

– rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i rozwoju Wsi z dnia 26 czerwca 2017 r., w sprawie szczegółowych warunków i trybu udzielania wsparcia finansowego z funduszy promocji produktów rolno-spożywczych (Dz.U. z 2020 r., poz. 2244, ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem”,

– zasadami obsługi Funduszy promocji produktów rolno – spożywczych – Załącznik do Zarządzenia Nr 40/2025/Z Dyrektora Generalnego KOWR z dnia 6 maja 2025 r.

 

  1. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia – zadania: od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2026 r.

 

  1. TRYB PRZEPROWADZANEGO POSTĘPOWANIA
  2. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, wyłącznie w języku polskim.
  3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Za ofertę wariantową zostanie m.in. uznana oferta, w której Wykonawca przedstawi więcej niż jedną kreację dla planowanego do zrealizowania przedsięwzięcia, działania w ramach przedmiotu zamówienia.
  5. Zamawiający dopuszcza by kilka podmiotów wspólnie ubiegało się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku te podmioty zobowiązane są do ustanowienia Lidera
    w celu reprezentowania ich w postępowaniu i w zawarciu umowy w przypadku wyboru takiego Wykonawcy przez Zamawiającego.
  6. Koszty udziału w postępowaniu, a w szczególności koszty sporządzenia oferty, pokrywa Wykonawca.

 

  1. ZASADY ZMIAN ZAPYTANIA OFERTOWEGO. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ
  2. Zamawiający jest uprawniony do zmian Zapytania Ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
  3. W przypadku zmiany treści Zapytania Ofertowego, Zamawiający może wskazać nowy termin składania ofert, dłuższy od pierwotnego terminu o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, o ile przedłużenie tego terminu jest konieczne z uwagi na istotną zmianę Zapytania ofertowego.
  4. Informacja o zmianie Zapytania Ofertowego oraz o ewentualnym przedłużeniu terminu składania ofert zostanie przesyłana do wszystkich Wykonawców, do których przekazano Zapytanie Ofertowe oraz zamieszczona na stronie internetowej: https://www.pzprz.pl/
  5. Wykonawca może zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego na piśmie o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego, nie później jednak niż na 5 dni przed terminem otwarcia ofert. Zapytania należy kierować do Zamawiającego na adres e-mail: biuro@pzprz.pl
  6. Zamawiający udzieli wyjaśnień Wykonawcy niezwłocznie. Zamawiający zastrzega sobie maksymalny termin 2 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi drogą mailową.
  7. Treść zapytań pozbawiona cech pozwalających na identyfikację Wykonawcy wraz z odpowiedziami będzie przesyłana do wszystkich Wykonawców, do których przekazano Zapytanie Ofertowe oraz zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego: https://www.pzprz.pl/
  • WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
  1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:
  2. posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r., poz. 162 z późn. zm.),
  3. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym przedmiotowym Zapytaniem Ofertowym oraz dysponują potencjałem ludzkim i potencjałem technicznym, zapewniającymi prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia niniejszego Zapytania,
  4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe
    i terminowe wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia,
  5. nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji ani w stanie uzasadniającym złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości,
  6. których oferta nie podlega odrzuceniu stosownie do postanowień zawartych
    w Rozdziale VIII,
  7. złożą ofertę wykonawcy, na formularzu którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego,
  8. złożą oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Na potwierdzenie spełniania w/w wymogów określonych w pkt 1 lit. a) – d) Wykonawcy składają Oświadczenie zawarte w Formularzu ofertowym – Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

  1. Wymogi formalne – jeżeli do przetargu przystępuje konsorcjum firm, komplet dokumentów składa jego Lider, który zobowiązany jest również dostarczyć umowę konsorcjum oraz pełnomocnictwo dla Lidera, upoważniające Lidera do składania oferty w przedmiotowym postępowaniu.
  2. Zamawiający weryfikuje czy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu
    na podstawie przedłożonych z ofertą dokumentów, metodą spełnia/nie spełnia.
  3. Zamawiający i Wykonawca nie mogą prowadzić negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywać jakichkolwiek zmiany w jej treści, które miałyby wpływ na wynik postepowania.

 

VIII.    ODRZUCENIE OFERTY

Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:

  1. jej treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego,
  2. została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu,
  3. jej wybór skutkowałby tym, że wykonawcą zadania byłaby osoba fizyczna, o której mowa w § 8 ust. 3 rozporządzenia,
  4. została złożona po terminie składania ofert określonym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym,
  5. została złożona z rażąco niską ceną, tzn. oferta tańsza o min 20% od średniej pozostałych ofert,
  6. nie zostało wniesione wadium w wymaganym terminie.

 

  1. WADIUM
  2. Przystępując do niniejszego postępowania, każdy Oferent zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100).
  3. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium, w pełnej wysokości, przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 29 kwietnia 2026 r. do godz. 12:00.
  4. Wykonawca może wnieść wadium w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020, poz. 299).

Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy:
BGŻ  BNP PARIBAS  24 2030 0045 1110 0000 0050 6110

z adnotacją: Zapytanie Ofertowe – Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy

  1. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
  2. W przypadku wadium wnoszonego w pieniądzu, jako termin wniesienia wadium przyjęty zostaje termin uznania kwoty na rachunku Zamawiającego. Potwierdzoną za zgodność kserokopię dowodu zapłaty wadium należy dołączyć do oferty.
  3. Wadium wniesione w pieniądzu, zostanie zwrócone na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
  4. Wadium musi być zabezpieczone na okres 3 miesięcy, licząc od daty składania ofert – termin związania ofertą.
  5. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim wykonawcom po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania.
  6. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy.
  7. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
  8. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:
  9. odmówił podpisania umowy w sprawie przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w ofercie, lub
  10. zawarcie umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia stało się niemożliwe
    z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

 

  1. PRZYGOTOWANIE OFERTY
  2. Oferta Wykonawcy musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym oraz opisem przedmiotu zamówienia określonym w Załączniku Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
  3. Na ofertę składają się w szczególności:
  4. Wypełniony Formularz Ofertowy Wykonawcy, którego wzór określa Załącznik Nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
  5. Harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji przedmiotu zamówienia przygotowany przez Wykonawcę w oparciu o Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Harmonogram powinien określać: zakres rzeczowy – szczegółowy podział prac lub dostaw, zgodny z przedmiotem zamówienia określonym w Załączniku Nr 1; etapy realizacji – podział na poszczególne fazy lub zadania z określeniem terminów ich wykonania; terminy realizacji – harmonogram czasowy uwzględniający daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów; koszty poszczególnych etapów – przypisanie wartości finansowych do poszczególnych części realizacji zamówienia; podział płatności – harmonogram rozliczeń finansowych, wskazujący, jakie kwoty będą wypłacane po zakończeniu poszczególnych etapów.

  1. Propozycja organizacji wydarzenia Polish Grain Day oraz Gali Dinner zgodnie ze specyfikacją zawartą w punkcie 1.5 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wraz z harmonogramem czasowym, wraz z planami przestrzeni oraz wizualizacją Gali Dinner;
  2. Oświadczenie o braku podstaw do odrzucenia oferty – według Załącznika Nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
  3. dowód wniesienia wadium.
  4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
  5. Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w niniejszym Zapytaniu Ofertowym muszą spełniać następujące wymogi:
  6. Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej; pierwsza strona oferty powinna być sporządzona na papierze firmowym Wykonawcy lub być opatrzona pieczątką firmową Wykonawcę. Oferta, Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem Nr 2 oraz Oświadczenie Wykonawcy zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego, muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy (oryginał podpisu), wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Wykonawcy na podstawie odrębnego pełnomocnictwa.

Ponadto każda strona oferty musi być parafowana przez Wykonawcę. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy;

  1. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje Pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;
  2. Pozostałe oświadczenia i dokumenty należy załączyć w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub Pełnomocnika lub poświadczone notarialnie;
  3. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy;
  4. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę lub z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego;
  5. Dokumenty składające się na ofertę powinny mieć strony ponumerowane oraz być połączone w sposób trwały;
  6. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści: nazwa firmy, adres, NIP lub czytelny podpis
    w przypadku braku pieczęci imiennej.

 

  1. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 3 miesiące. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 

  • MIEJSCE I FORMA SKŁADANIA OFERT
  1. Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie) z dopiskiem „Zapytanie Ofertowe nie otwierać do dnia 29 kwietnia 2026 r. do godziny 12.15”, uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty.

Opakowanie powinno być dodatkowo oznakowane jako „Odpowiedź na Zapytanie Ofertowe – Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy”

  1. Ofertę należy złożyć w formie papierowej w 1 egzemplarzu. Tabele
    z harmonogramem rzeczowo – finansowym realizacji działań, powinny być załączone
    do oferty w formie papierowej.
  2. Termin składania ofert – Ofertę należy złożyć lub wysłać na adres: Polski Związek Producentów Roślin Zbożowych, Radzików, 05-870 Błonie, lab. II p. 89 w terminie: do dnia 29 kwietnia 2026 r. do godz. 12:00.
  3. Dla ofert przesłanych pocztą/kurierem liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres.
  4. Oferty złożone po tym terminie podlegają odrzuceniu.
  5. Wykonawca może wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
  6. Wykonawca wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji.
  7. Po wycofaniu oferty Wykonawca może złożyć nową ofertę przed upływem terminu składania ofert.
  8. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29 kwietnia 2026 r. o godzinie 12:15 pod adresem:
    Radzików, 05-870 Błonie, lab. II p. 89

 

  • KRYTERIA OCENY OFERT

Przy ocenie ofert Zamawiający będzie stosować kryteria przedstawione poniżej:

 

Kryterium waga maksymalna liczba punktów
K1 Cena (netto) 50
K2 Doświadczenie Wykonawcy w zakresie organizacji wydarzeń konferencyjno – targowych o randze międzynarodowej, w tym wydarzeń dla sektora zbożowo-paszowego 30
K3 Wizualizacja Gali Dinner 20

 

  1. Ogólna ocena danej oferty zostanie obliczona wg następującego wzoru:

W = K1 + K2 + K3

  1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów w ww. kryteriach zgodnie z poniżej przedstawionymi zasadami:

 

  • Kryterium K1 – Cena (netto)

Cena netto przedmiotu zamówienia. W tym kryterium Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 50 punktów). Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

 

                         C min (netto w PLN)

K1 = ————————————————————-  x 50 pkt

Cx (netto w PLN)

 

gdzie:

K1 – liczba punktów za kryterium „cena”,

C min – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert,

Cx – cena oferty badanej.

Wartość ofert podana w walucie obcej zostanie przeliczona na PLN wg kursu sprzedaży Narodowego Banku Polskiego z dnia wystawienia (podpisania) oferty.

 

  • K2 – Doświadczenie Wykonawcy w zakresie organizacji wydarzeń konferencyjno – targowych o randze międzynarodowej. W tym kryterium Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 30 punktów).
1. Liczba zrealizowanych wydarzeń konferencyjno – targowych o zasięgu międzynarodowym w ostatnich 5 latach.

Zamawiający przyzna punktację zgodnie z następującą skalą: realizacja poniżej 2 wydarzeń – 2 pkt; realizacja od 2 do 3 – 6 pkt; realizacja od 4 do 5 – 10 pkt; realizacja co najmniej 6 wydarzeń –  15 pkt.

 1-15
2. Liczba zrealizowanych wydarzeń konferencyjno – targowych dla sektora zbożowo-paszowego w ostatnich 5 latach.

Zamawiający przyzna punktację zgodnie z następującą skalą: realizacja poniżej 2 wydarzeń – 2 pkt; realizacja od 2 do 3 – 6 pkt; realizacja od 4 do 5 – 10 pkt; realizacja co najmniej 6 wydarzeń –  15 pkt.

 1-15

 

  • K3 – Wizualizacja Gali Dinner

W tym kryterium Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 20 punktów).

1. Zamawiający oceni wizualizacje Gali Dinner pod względem:

– estetyki,

– wyglądu sceny,

– zagospodarowania przestrzeni, w tym rozstawienia stołów,

– brandingu,

– wykorzystania atutów przestrzeni oraz innowacyjności.

Zamawiający przyzna 4 pkt za spełnienie każdego z powyższych elementów.

 1 – 20

 

  • WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
  1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej wyłącznie w oparciu o zasady i kryteria określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
  2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ogólną liczbę punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym za najkorzystniejszą ofertę spośród takich ofert uznaje się ofertę z najniższą ceną.
  3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty w zamówieniu.
  4. Decyzje Zamawiającego w kwestii oceny i wyboru ofert są ostateczne i nieodwołalne.

 

  1. ZAWARCIE UMOWY NA REALIZACJĘ ZADANIA.
    1. Zamawiający, w terminie do 7 dni od powiadomienia wszystkich uczestników postępowania o jego rozstrzygnięciu, zawrze z Wykonawcą umowę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
    2. W przypadku gdy Wykonawca wybrany w wyniku przeprowadzenia konkurencyjnej procedury wyboru uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać Wykonawcę, którego oferta była kolejną najkorzystniejszą spośród pozostałych, niepodlegających odrzuceniu ofert, bez przeprowadzania ponownego postępowania w sprawie wyboru wykonawcy.

 

XVI.   INNE POSTANOWIENIA

  1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania bez wyboru żadnej
    z ofert. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zmawiającego
    w przypadku skorzystania przez niego z uprawnień wskazanych w zdaniu poprzednim.
  2. Przewiduje się możliwość zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego
    na podstawie niniejszego Zapytania Ofertowego wyboru wykonawcy przedmiotu zamówienia. W takim przypadku zmiana ta nie spowoduje zmniejszenia lub zwiększenia zakresu świadczenia.
  3. Zmiana umowy zawartej z wybranym Wykonawcą powodująca zmniejszenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy do prawidłowego wykonania danego zadania wykonanie części prac objętych dotychczas tym zadaniem stało się zbędne. W powyższym przypadku Wykonawcy nie przysługuje od Zamawiającego żadne dodatkowe wynagrodzenie lub jakakolwiek rekompensata za ograniczenie zakresu przedmiotu zamówienia.
  4. Zmiana umowy zawartej z wybranym Wykonawcą powodująca zwiększenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli do prawidłowego wykonania danego zadania jest niezbędne wykonanie dodatkowych prac nieobjętych dotychczas tym zadaniem,
    a konieczność ich wykonania powstała na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, przy czym wykonanie:

    1. tych prac jako nowego zadania spowodowałoby znaczne zwiększenie kosztów
      dla Zamawiającego lub
    2. danego zadania jest uzależnione od wykonania tych prac albo bez wykonania tych prac nie jest możliwe wykonanie danego zadania w całości.
    3. Zmiany umowy z Wykonawcą dopuszczalne są także w następującym zakresie:
  5. w przypadku zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,
  6. w zakresie harmonogramu przedmiotu zamówienia, w przypadku wystąpienia siły wyższej mającej wpływ na terminowości wykonania przedmiotu umowy,
  7. inne, istotne okoliczności, których Strony nie mogły przewidzieć w dacie zawarcia umowy, mimo dochowania należytej staranności, a które mogą mieć wpływ na zakres i terminowość realizacji przedmiotu umowy, w tym w zakresie zestawienia rzeczowo-finansowego zadania.

 

  • ZAŁĄCZNIKI
  • Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia wraz z harmonogramem czasowym,
  • Formularz Ofertowy Wykonawcy (wzór),
  • Oświadczenie o braku podstaw do odrzucenia oferty,
  • Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych
    z Zamawiającym

 

Załącznik Nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r.

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia wraz z harmonogramem czasowym

 

TYTUŁ ZADANIA

Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy

 

  • Produkty, których dotyczy zadanie

Polskie produkty zbożowe

 

1.2 Miejsca realizacji zadania

Serock k. Warszawy, Polska

 

1.3 Terminy realizacji zadania

od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2026 r.

 

  • Beneficjenci działania

Działania będą kierowane do uczestników rynków funkcjonujących w sektorze rolno-spożywczym oraz w sektorach ściśle współpracujących, w tym rolników, organizacji branżowych, podmiotów zajmujących się przetwórstwem i obrotem zbóż a także instytucji działających na rzecz rolnictwa.

 

1.5 Opis działań

28 maja 2026 r. w Hotelu Narvil Conference & Spa w Serocku odbędzie się kolejna, piąta już edycja Polish Grain Day składająca się z części konferencyjno-targowej wydarzenia oraz uroczystej Gali Dinner. Wydarzenie ma na celu zaaranżowanie przestrzeni do spotkań przedstawicieli branży zbożowo-paszowej z Polski i regionu Europy Środkowo-Wschodniej (rolników, producentów, przetwórców, handlowców zbóż oraz uczestników działających w obrębie branży zbożowej oraz przedstawicieli mediów). Uczestnicy Polish Grain Day. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy będą mogli nie tylko bezpośrednio spotkać się z przedstawicielami wielu firm z sektora ale również uczestniczyć w panelach dyskusyjnych podczas których poruszone zostaną bieżące tematy, istotne z punktu widzenia branży zbożowo-paszowej. Polish Grain Day. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy to idealna okazja do spotkania i wymiany doświadczeń uczestników rynku zajmujących się rolnictwem, produkcją, przetwórstwem i obrotem zbożami oraz promocji przetworów zbożowych.

 

W ramach niniejszego Zapytania Ofertowego, wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zadania w zakresie:

  • Informacja o wydarzeniu w mediach – 2 szt. – 6 000 zł
    • Opracowanie graficzne materiałów promocyjnych – np. roll upy/ ścianki reklamowe, identyfikatory dla uczestników itp.) – 4 000 zł
    • Gadżety związane z promocją przetworów zbożowych dla uczestników – 350 szt. – 17 500 zł
    • Opracowanie zaproszenia dla prelegentów i uczestników – 1 500 zł
    • Opracowanie graficzne i merytoryczne materiałów informacyjnych – folder informacyjny – 6 000 zł
    • Produkcja Identyfikatorów – 350 szt. – 3 500 zł
    • Produkcja ścianek reklamowych – 3 szt.- 6 000 zł
    • Prowadzenie strony internetowej i stworzenie systemu rejestracji dla uczestników – 10 000 zł
    • Utworzenie 6 postów dotyczących wydarzenia – 5 000 zł
    • Wynajem powierzchni (powierzchnia dla min. 350 osób) – 40 000 zł
    • Druk folderu informacyjnego, kolor – 350 szt. – 10 000 zł
    • Wynagrodzenie koordynatora – 1 os/3 m-ce – 9 000 zł
    • Hostessy – 6 os.- 3 000 zł
    • Stroje dla hostess – 6 szt.- 1 650 zł
    • Wynagrodzenie ekspertów biorących udział w wydarzeniu – 4 os. – 16 000 zł
    • Wynagrodzenie konferansjera – 1 os. – 5 000 zł
    • Wynagrodzenie tłumaczy – 2 os. – 5 000 zł
    • Oprawa artystyczna wydarzenia – 50 000 zł
    • Nagranie i montaż filmu podsumowującego wydarzenie do zamieszczenia na stronie www – 7 500 zł
    • Fotorelacja z wydarzenia do wykorzystania w social mediach i na stronie internetowej – 1 500 zł
    • Zakup wysokojakościowych produktów zbożowych w celu ekspozycji oraz degustacji – 15 000 zł
    • Budowa sceny oraz obsługa techniczna wydarzenia (specjalistyczne oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony itp.) – 75 000 zł
    • Usługa cateringowa podczas wydarzenia – 70 000 zł
    • Opracowanie i produkcja programu wydarzenia – 1 500 zł
    • Opracowanie scenariusza wydarzenia – 1 500 zł

 

Do zdań koordynatora będzie należało m.in.: prowadzenie nadzoru merytorycznego nad materiałami przekazanymi od podwykonawców przed, jak i w trakcie wydarzenia; nadzorowanie terminowego i prawidłowego realizowania całości projektu; nadzorowanie wykonania zadania zgodnie Zasadami Obsługi Funduszy Promocji Produktów Rolno-Spożywczych; współpraca i komunikowanie ze sobą osób zaangażowanych w realizację projektu; przeprowadzenie ewaluacji zadania zgodnie z pkt. 1.6. niniejszego załącznika; przygotowanie raportu końcowego, podsumowującego zadanie pt. Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy.

 

Wydarzenie odbędzie się 28.05.2026 r. Przewidywana liczba uczestników to ok. 350 osób (przy czym Zamawiający podaje wartość szacunkową liczby uczestników zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą na dzień publikacji Zapytania Ofertowego). W ramach Oferty Wykonawca powinien zaproponować aranżację miejsca dla organizacji części konferencyjno-targowej wydarzenia oraz Gali Dinner wraz z wizualizacją przestrzeni podczas Gali Dinner przyjmując układ zasiadany dla ok. 300 jej uczestników.

 

1.6 Ewaluacja

Ewaluacja odnosi się do realizacji całego zadania pt. Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy, której częścią jest wykonanie zadań wskazanych w pkt. 1.5. Ewaluacja zadania będzie miała na celu określenie czy zakładane cele, określone w projekcie zostały osiągnięte.

 

1.7 Budżet zadania

Szacowana wartość budżetu niniejszego zamówienia, w ramach realizowanego całego zadania pt. „Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy”, wynosi 371 150,00 PLN netto (słownie: trzysta siedemdziesiąt jeden tysięcy sto pięćdziesiąt złotych 00/100) w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań, wynagrodzenie podmiotu realizującego zadanie.

 

Załącznik Nr 2 do Zapytania Ofertowego nr 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r.

FORMULARZ OFERTOWY WYKONAWCY

 

Dane Wykonawcy:

 

Nazwa:               ………………………………………………………………………………………………………….

Siedziba:          …………………………………………………………………………………………………………..

Nr telefonu :       …………………………………………………………………………………………………………..

adres-mail:       ……………………………………………………………………………………………………………

NIP:                             …………………………………………………………………………………………………………..

REGON:          …………………………………………………………………………………………………………..

Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:

 

………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Dane dotyczące Zamawiającego:

  1. W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe pn. „Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy” składamy niniejszą ofertę oświadczając, że akceptujemy w całości wszystkie warunki zawarte w Zapytaniu Ofertowym wraz z jego załącznikami.
  2. Oferujemy wykonanie całego przedmiotu zamówienia zgodnie z postanowieniami Zapytania Ofertowego przedmiotowego postępowania za cenę netto:

 

                              CENA    netto     _ _ _ _ _ _  _ _ _ _ _ _, _ _   PLN

                                                                 słownie złotych:       .

………………………………………………………………………………………………………….…………….……………

 

……………………………….………………………………………………………………………….

 

  1. Harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji działań stanowi załącznik do niniejszej oferty.
  2. Oświadczam/y, że powyższa cena zawiera wszystkie koszty, jakie ponosi Zamawiający
    w związku z realizacją zamówienia w przypadku wyboru niniejszej oferty.
  3. Oświadczam/y, że wykonam/y całość przedmiotu zamówienia w terminie określonym
    w Zapytaniu Ofertowym.
  4. Jednocześnie oświadczam/y, że:
  5. posiadam/y status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r., poz.162, z późn. zm.),
  6. posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym przedmiotowym Zapytaniem Ofertowym oraz dysponuję/my potencjałem ludzkim i potencjałem technicznym, zapewniającymi prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia niniejszego Zapytania,
  7. znajduję/my się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia,
  8. nie znajduję/my się w stanie upadłości lub likwidacji ani w stanie uzasadniającym złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości.
  9. Oświadczam/y, że niniejsza oferta jest wiążąca przez okres 3 miesięcy, liczony od daty upływu terminu na składanie ofert.
  10. Oświadczam(-my), że przedmiot zamówienia wykonam(-my) osobiście/z udziałem podwykonawców*.

 

Osoba do kontaktów z Zamawiającym:

tel. kontaktowy, adres e-mail: …………………………………………………………………………………………………………………………………..

Zakres odpowiedzialności:

……………………………………..……….……………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………..

 

Załączniki do Formularza Ofertowego:

  1. ………………………………………………………………………………………..
  2. ………………………………………………………………………………………
  3. ………………………………………………………………………………………
  4. ………………………………………………………………………………………
  5. ………………………………………………………………………………………
  6. ………………………………………………………………………………………
  7. ………………………………………………………………………………………
  8. ………………………………………………………………………………………
  9. ………………………………………………………………………………………

 

 

………………….., dn. _ _ . _ _ . ____ r.                  …………………………………………………………………

Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy

 

*) niepotrzebne skreślić

 

Załącznik Nr 3 do Zapytania Ofertowego nr 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r.

 

pieczęć Wykonawcy

 

Oświadczenie

o braku podstaw do odrzucenia oferty

 

Składając ofertę w postępowaniu na podstawie Zapytania Ofertowego dotyczącego przygotowania szczegółowych koncepcji oraz realizacji działań w ramach zadania pn.:
„Organizacja Polish Grain Day 2026. Rolnicy. Przetwórcy. Handlowcy”, oświadczam (-y), że nie ma podstaw do odrzucenia niniejszej oferty z postępowania na podstawie przesłanek określonych w Rozdziale VIII „Odrzucenie oferty” Zapytania Ofertowego.

 

 

 

 

 

………………….., dn. _ _ . _ _ . ____ r.                     …………………………………………………………………..

Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy

 

Załącznik Nr 4 do Zapytania Ofertowego 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r.

 

pieczęć Wykonawcy

 

Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych
i kapitałowych z Zamawiającym

 

Ja, niżej podpisany/a przystępując do niniejszego Zapytania Ofertowego nr 1/2026 z dnia 21 kwietnia 2026 r., oświadczam o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

 

 

 

………………….., dn. _ _ . _ _ . ____ r.                     …………………………………………………………………..

Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy

 

Wersja PDF zapytania ofertowego: Zapytanie ofertowe_Polish_Grain_Day_2026